El Presupuesto del Área de Recursos Humanos

Presupuesto para la Gestión de personas: necesidad o responsabilidad

Es usted responsable de un área de Recursos Humanos? De qué manera gestiona su presupuesto? Tiene su área un presupuesto propio?

Estas preguntas surgieron, luego de brindar conferencias dirigidas a profesionales de RRHH quienes comentaron que, a diferencia de otras unidades de su empresa, su área no contaba con presupuesto propio y que el responsable de la misma, no diseñaba ni definía su propio plan presupuestario.

Algunas definiciones preliminares

Entendemos como presupuesto, al cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una unidad organizativa durante un período, que por lo general se realiza en forma anual.

El presupuesto permite, en términos de valores económico-financieros, realizar la planificación de recursos necesarios para cumplir determinados objetivos.

Si los objetivos del área de Recursos Humanos, están relacionados con la gestión de personas: reclutamiento y selección, capacitación, reconocimiento, desarrollo de personas, calidad y ambiente laboral, entre otros; resulta absolutamente necesario que cuente con recursos económicos para hacerse cargo de este tipo de responsabilidades.

Si aún no incursionaron en el diseño y definición de su presupuesto, en este artículo, intentamos ayudarlo a embarcarse en este desafío que es a nuestro entender es más que una necesidad; es una responsabilidad de la que los profesionales de Recursos Humanos deben hacerse cargo.

Partiendo del Presupuesto de base cero

Para organizar un primer presupuesto cada ítem incluido debe estar justificada antes de ser incluido, por lo tanto, el proceso comienza con una hoja en blanco.

El presupuesto requiere la recopilación de muchos datos. Desde la perspectiva de Recursos Humanos, algunos de los datos necesarios para crear un nuevo presupuesto son los siguientes (incluyendo servicios internos o brindados por terceros):

• Costos reales incurridos en el año en curso.
• Número de personas a contratar previstas para el próximo año.
• Programas de capacitación/desarrollo resultado de la DNC (detección de necesidades de capacitación).
• Aumentos de costos o proyecciones previstas.
• Nuevos beneficios / programas planificados.
• Otros cambios en las políticas, la estrategia de negocio, ley o regulación que pueden afectar los costos.

Si bien hay muchos rubros que pueden no estar incluidos al elaborar el presupuesto de del área de Recursos Humanos, a continuación brindamos una lista de los más frecuentes sin orden de prioridad.

Reclutamiento y Selección

• Contratación de publicaciones
• Honorarios (valor hora/mes del profesional)
• Contratos de trabajo temporal
• Evaluaciones psicotécnicas
• Evaluación de potencial
• Pre-ocupacional
• Verificación de antecedentes
• Los costos de impresión, formularios de postulación, publicidad en centros de estudio
• Desarrollo web / mantenimiento
• seguimiento de los costos del sistema de selección
• Gestión de Ingresos

Capacitación y Desarrollo

• Programas internos

• Programas externos
• Cuotas de inscripción
• Gastos de viaje
• Costos de exámenes y certificación
• Honorarios de consultoría / sueldo entrenadores
• Materiales de los programas
• Suministros para los asistentes
• Alquiler de equipos/salas

Reconocimiento y Relaciones Laborales

• Programa de Reconocimiento
• Incentivos / Premios
• Administración evaluación de desempeño
• Software de evaluación
• Honorarios asesoramiento legal
• Gastos de recolocación
• Sugerencia premios del programa
• Relaciones laborales (abogados, consultores)
• Gestión de la diversidad

Salud, Seguridad y Protección

• Higiene y seguridad laboral
• Programas para dejar de fumar / salud /obesidad
• Gimnasio
• Seguridad formación / promoción
• Prevención de la stress laboral

Otros

• Planificación estratégica (datos / consultores)
• Encuesta de salarios
• Programas de RSE
• Administración del Sistema de Recursos Humanos
• HR bases de datos de suscripciones / libros
• Intranet diseño y mantenimiento
• Community management

Compensaciones y beneficios (puede presupuestarlo RRHH, pero los costos se distribuyen entre c/u de las áreas de la empresa según corresponda)

• Salarios
• Costos de nómina
• Horas extras
• Compensación e incentivos
• Salud
• Seguro de vida
• Aportes
• Comedor, cafetería
• Gastos Teletrabajo
• Previsión desvinculaciones

Diseñar el presupuesto del área de Recursos Humanos

En principio para diseñar el presupuesto de RRHH, se debe almacenar en forma sistemática la información y datos necesarios en relación a la gestión de personas, para luego definir el plan presupuestal y contar con los fondos necesarios, que permitan apoyar los objetivos de la empresa.

Una vez recopilados los datos y definidos los rubros/apartados que se incluirán en el presupuesto, la tarea es la de relevaren forma conjunta con sus responsables; las necesidades de servicio/atención que requerirán cada una de las unidades de la empresa, en relación a la gestión de personas, para el próximo año.

Si se define que el área es la responsable de la gestión de todos los servicios de Recursos Humanos (propios o tercerizados), entonces corresponderá asignar todo el presupuesto a esta unidad. Si esto no es así, con toda la información relevada, se podrá determinar qué parte del presupuesto corresponde plenamente a Recursos Humanos y cuáles serán los valores que deberán distribuirse, para el registro contable, entre las áreas involucradas.